Système d’Information Numérique SIN1 (S1) 1ère année IUT GEII Neuville . ? Recommandations concernant le choix d’un logiciel de base de données, ? Le retraitement au titre des subventions en nature. Ceci est d'autant plus vrai à l'heure d'Internet et de l'interconnexion des systèmes d'information. Quelle est la procédure de rééchelonnement d'un prêt ? Les rapports couvrent des périodes de longueurs différentes. Ce sont toutefois les activités financières et les opérations avec la clientèle qui produisent, incontestablement, le volume le plus important de données à traiter. Le TAUX DE POSITION DE CHANGE peut indiquer un risque élevé si l'institution a emprunté des capitaux libellés dans une devise forte pour les prêter en monnaie nationale. Le second présente 11 ratios calculés pour évaluer les risques associés au crédit et aux taux d'intérêt, la liquidité, le levier opérationnel, l'adéquation du capital par rapport aux besoins, les coûts marginaux et le seuil de rentabilité. L'analyste peut tracer des schémas pendant qu'il s'entretient avec les utilisateurs, ces derniers pouvant ainsi en vérifier l'exactitude, opération qu'ils devront répéter une fois qu'un projet aura été élaboré. Il est important de s'assurer que les rapports fournissent les informations requises au moment où l'institution en a besoin. Mais alors, ça changerait le fonctionnement de toute notre institution ! Chaque table contient des informations se rapportant à un fichier particulier, comme le fichier des clients ou le fichier des prêts. Les services informatiques prépareront à l'avance, pour chaque membre, un fichier où figureront les remboursements d'emprunts et les dépôts d'épargne prévus chaque semaine. Produits et charges (diagramme linéaire à deux lignes), ? Le système d'information de gestion d'une institution de microfinance se compose de deux systèmes fondamentaux, le système de comptabilité et le système de suivi du portefeuille. Les comptables de l'institution pourront ainsi le maîtriser plus facilement. Il est important de bien comprendre ce que recouvrent les principaux comptes pour pouvoir calculer correctement les indicateurs présentés au chapitre 4. Le personnel du département de la comptabilité est-il suffisant ? Après avoir créé un prototype du programme de base de données, le programmeur effectue une démo et rassemble des informations en retour sur la base des documents qui ont servi à la conception. ? Si les stratégies, les procédures, les organigrammes, les descriptions de poste, la charge de travail et autres n'ont pas été définis correctement, aucun système d'information de gestion ne donnera de bons résultats. D'autres valent sans doute la peine d'être suivis, mais sont moins importants. À quel moment les intérêts courus sont-ils suspendus ou le processus inversé ? Les déposants retirent leur épargne, ce qui aggrave encore la pénurie de liquidités ; et,  si l'institution est assujettie au contrôle d'autorités de réglementation, ces dernières peuvent décider de mettre un terme à ses activités. Ils se fondent sur ces informations pour agir. chaque mois, chaque semaine, voire chaque jour et parfois même à la demande. Informations nécessaires à la planification stratégique Les informations stratégiques servent essentiellement au conseil d'administration et à la direction de l'institution. Il est toutefois possible de n'utiliser qu'un seul compte bancaire pour tous les bailleurs de fonds si le système de comptabilité par origine des fonds fonctionne correctement. : 202-347-0039, fax : 202-347-0078 ; courriel : ; ). ? ? Le BILAN DÉVELOPPÉ est structuré de la même manière que le BILAN SIMPLIFIÉ, mais fournit de plus amples détails sur chaque rubrique. Le TAUX. L'exemple ci-après permet toutefois de se faire une idée : il a fallu une douzaine de semaines de travail pour entrer les données dans le nouveau système d'information de gestion d'une institution servant 4 000 clients et gérant quelque 10 000 comptes (épargne, crédits et parts sociales). La colonne intitulée nombre de jours écoulés depuis le dernier versement est particulièrement utile. ? Les informations nécessaires aux opérations, quant à elles, présentent ces résultats au niveau de chaque prêt. Le choix ne sera pas le même s'agissant d'un système qui doit durer longtemps ou d'un système provisoire. Les sociétés informatiques ne créeront plus d'applications pour DOS, et il deviendra difficile d'obtenir un appui technique. Étape 1 : Constitution d'un groupe de travail. Or, si l'on fait la somme des dépôts et du montant du portefeuille, on arrive à la conclusion que les actifs productifs de l'institution se chiffrent à 600 000 dollars ; mais comme la direction ne peut utiliser le montant de 100 000 dollars en dépôt, les actifs productifs ne doivent, en fait, être évalués qu'à 500 000 dollars. Les institutions de microfinance qui diffèrent de cet exemple de par leur taille, leur structure, ou les services qu'elles offrent, seront manifestement contraintes de préparer des rapports quelque peu différents (voir l’encadré 3.4, page 39). Les systèmes de gestion de portefeuille restent relativement onéreux, mais il peut être justifié d'y recourir car, pour survivre, une institution doit pouvoir obtenir rapidement des informations précises sur la situation de ses prêts. Les guichetiers peuvent utiliser le RAPPORT DE GUICHET SUR L’ÉPARGNE pour déterminer la situation du compte d'épargne d'un client et tenir à jour les informations relatives à son compte. Les deux manuels proposent plusieurs séries d'exercices pratiques pour permettre au lecteur de s'entraîner à calculer les ratios et donnent des exemples concrets de calcul des formules en utilisant des chiffres fictifs. Les rapports sont les éléments les plus visibles et les plus utilisés des systèmes d'information de gestion. Si le système est critique, on utilisera des machines à tolérance de panne élevée. Dans ce cas, on peut obtenir dix niveaux de séparation au moyen uniquement decaractères numériques. La plupart des logiciels qui sont utilisés par plus d'une institution comportent des options de configuration permettant d'adapter le système aux besoins des institutions qui l'emploient. Le logiciel permet aux utilisateurs de traiter les transactions ou de créer des rapports à partir de n'importe quel terminal connecté au réseau. Une analyse des ratios financiers pour chaque agence ? Le logiciel est convivial : il est facile de le configurer pour répondre aux besoins d'une institution, de l'installer sur un PC, de l'employer pour saisir les informations qui ont été recueillies manuellement, et de l'utiliser. Compte de résultat par agence et par région, Pour la période du 1er janvier au 31 décembre 1996, Total, charges financières                                     63 000. Il est souvent tentant de transférer électroniquement des données incomplètes pour les compléter ensuite manuellement ; toutefois, cette opération doit être effectuée par un technicien et reviendra plus cher que s'il est recouru aux services d'employés chargés de la saisie des données, qui eux procéderaient manuellement. Dans l'affirmative, quand sont-ils calculés ? Constituent-ils une charge à payer ? Logiciel bon marché conçu pour automatiser les opérations bancaires d'intermédiaires financiers de petite et moyenne taille et pour fonctionner sur PC. Pour plus de détails, contacter MicroBanking Bulletin, Calmeadow ; 733 15th Street, NW, Suite 700 ; Washington, DC 20005 (tél. Ils sont classés en six grands groupes (voir le tableau 4.1, pages 46-47), mais cette classification ne doit pas être comprise comme un effort de mise au point d'un nouveau cadre général ; les indicateurs peuvent en effet être replacés dans n'importe quel cadre couramment employé. ? Le rapport F3 : TABLEAU DES IMPASSES DE TAUX indique les impasses de taux entre les échéances des valeurs d'actif et de passif. À mesure que l'opération progresse et que les problèmes et le champ des possibilités se précisent, il peut s'avérer nécessaire de réviser les paramètres définis dans la phase 2. Bien conduite, elle épargnera bien des ennuis et assurera le succès du processus tout entier. Les institutions qui offrent des prêts collectifs doivent inclure tous les emprunteurs bénéficiant d'un prêt de cette nature, même si elle considère qu'il s'agit d'un seul et même prêt. 153 pages et 130 pages. Elle compte un siège et plusieurs petites agences situées en divers points de la ville. L'ambiance de travail se détériore. En principe, le premier chiffre indique la catégorie de compte (1 pour les comptes d'actif, 2 pour les comptes de dettes, 3 pour les fonds propres et ainsi de suite). Les coûts encourus au titre de plus d'un programme peuvent être répartis de façon proportionnelle entre les programmes, mais une telle opération complique considérablement l'encodage des opérations et devrait par conséquent être réalisée le moins souvent possible. On ne saurait trop insister sur la nécessité de croiser méthodiquement besoins et conception du système (voir l’encadré 5.3, page 86). Un système de gestion de portefeuille standard ne peut probablement pas traiter des formules novatrices de ce genre. S'adresser à IPC Consulting, Am Eisernen Schlag 31, D-60431, Francfort-surle-Main, Allemagne, télécopie : 49-69-951 437-25, courriel : . Il n'est toutefois pas nécessaire à ce stade de produire des documents explicatifs ou de réviser ceux qui existent, car les principes directeurs et les procédures peuvent être modifiés aux stades de l'élaboration et de l'installation du nouveau système ; les documents de référence ne devront être révisés que lorsque les éléments fondamentaux du système auront été bien définis. Les tableurs ont en général deux dimensions ? L'emploi par un utilisateur d'un mot de passe, qui lui est affecté personnellement ou est associé au poste qu'il occupe, peut être le seul contrôle requis. Le personnel de terrain se basera sur ce rapport avant de décider s'il approuvera un nouveau prêt ou de définir les mesures à prendre pour les prêts les plus en retard. Ce faisant, l'institution n'aurait pas à craindre de perte de données par suite du vol d'un ordinateur, d'un incendie ou d'un problème de disque dur. Il n'existe pas de terminologie normalisée pour les marges financières ; il est doncimportant d'examiner soigneusement la définition des groupes de produits et de charges sur la base desquelles elles sont calculées avant de procéder à des comparaisons entre institutions. Ces employés aideront alors à former leurs collègues à l'utilisation du système d'information de gestion. À l'instar de nombreux indicateurs, la MARGE D’INTÉRÊT NETTE est plus indiquée pour les banques commerciales, dont les capitaux sont pour une très large part des capitaux empruntés aux conditions du marché, que pour les institutions de microfinance. Le RATIO DES CHARGES D’EXPLOITATION est le plus important de tous les indicateurs d'efficacité considérés ici. Les indicateurs de productivité offrent en général davantage d'intérêt pour les gestionnaires que pour les autorités de contrôle externes. Pour lutter de manière efficace contre la fraude, il faut à la fois utiliser les options de sécurité du système d'information, appliquer les contrôles internes et responsabiliser l'équipe d'encadrement. Cette manière de procéder permet d'établir des prévisions de charges. Cet équipement devrait suffire aux agences puisque les versements sont effectués auprès des banques commerciales locales. Dans l'affirmative, quel est ce délai ? La FAO insiste sur la nécessité de former des ressources humaines pour assumer toutes les fonctions concernant le logiciel, de manière à bénéficier d'un appui adéquat sur place. S'ils le sont manuellement, de quelle manière le système permettra-t-il de corriger les numéros attribués par erreur ? Ils doivent être tenus informés des problèmes d'impayés pour chaque prêt, chaque agent de crédit et l'ensemble de l'agence, par des rapports développés (comme le rapport C2 : CRÉDITS EN RE-, Rapports destinés aux directeurs d'agence et aux directeurs régionaux, A3 : Comptes d'épargne actifs par agence et par produit, A4 : Comptes d'épargne inactifs par agence et par produit A5 : Dépôts à terme arrivant à échéance, A6 : Rapport sur la concentration de l'épargne, C1 : Balance âgée du portefeuille classé à risque par agence, C3 : Crédits en retard par agence et par produit, C5 : État récapitulatif du portefeuille à risque par agence et par produit, C6 : Historique développé des crédits en retard par agence, C7 : Rapport sur les abandons de créance et les montants recouvrés, C8 : Balance âgée des crédits et calcul des provisions, C9 : Rapport sur l'intéressement du personnel, D6 : Compte de résultat développé, résultats et prévisions, Rapport simplifié destiné aux directeurs d'agence. Les erreurs sont fréquentes dans les bases de données, en raison des bogues du logiciel, des bases des données corrompues et des erreurs de saisie. Le développement des moyens de communication (internet en particulier) permet de trouver plus facilement de l’information mais son exploitation reste délicate (qualité et fiabilité des informations). La plupart des institutions de microfinance en viennent donc à élaborer une grande partie de leur système d’information de gestion pour qu'il réponde réellement à leurs besoins ; presque toutes celles qui l'ont fait avouent que la démarche demande beaucoup plus de temps, d'argent et d'attention de la part de leurs dirigeants que prévu. C'est en fonction de ces facteurs qu'elle doit choisir entre l'installation d'un ordinateur de back-office unique et celle d'un réseau informatique (voir la section consacrée ci-après aux opérations en réseau). La somme des soldes des comptes des clients étant égale à la somme des soldes inscrits dans le grand livre, il importe de rapprocher régulièrement (au moins une fois par mois) les comptes des clients et les comptes du grand livre pour s'assurer que les données nécessaires sont enregistrées dans les deux séries de comptes. ront besoin de créer de nombreux autres rapports spécifiques. Plus précisément, le guide pratique cible les deux groupes les plus directement intéressés par un système d’information de gestion, à savoir les utilisateurs des informations et les développeurs de systèmes. Il est fréquemment nécessaire ? 5.1.5  Étape 5 : Préparation du rapport d'évaluation des besoins, Le groupe de travail a presque achevé sa tâche. L'annexe 2 fournit des explications sur un grand nombre des rubriques incluses dans ces rapports. Il existe deux catégories d'actifs : les actifs à court terme et les actifs à long terme. 3. Il nécessite la prise de décisions prudentes et réfléchies et doit être effectué, de préférence, sous la direction d'un expert rompu à cette opération. Le processus comporte quatre phases qui sont décrites en détail dans ce chapitre : ? Quel sera le format de numérotation employé pour chaque compte ? Aussi les directeurs doivent-ils évaluer leurs disponibilités futures et la mesure dans laquelle elles leur permettront de satisfaire, en temps voulu, aux besoins des programmes et des opérations. Copies de tous les formulaires utilisés pour recueillir ? Voir le rapport D5 : COMPTE DE RÉSULTAT SIMPLIFIÉ, PRÉVISIONS ET RÉSULTATS. Dans le département de la comptabilité, les piles de papier sont légion. voulait. ? Compte tenu des services d'appui disponibles, jusqu'où peut-on pousser le degré de complexité du système informatique au siège ? La colonne intitulée nombre de jours inactifs peut être établie de manière à n'indiquer que les chiffres excédant un nombre de jours donné, de manière à attirer l'attention sur les comptes les plus inactifs. Lorsque des écarts sont observés, il peut être nécessaire d'effectuer des retraitements en milieu d'exercice, voire même de réviser le plan d'exploitation annuel. plaide en faveur d'une approche ouverte et flexible de la gestion de l'information. Dans leur cas, le meilleur moyen de transférer les données consiste à les transmettre par modem à la fin de la journée pour les inclure dans la base de données principale. La deuxième partie présente un cadre composé de 16 ratios financiers fondamentaux, regroupés en trois sections ? C'est un peu comme si l'on demandait combien coûte une voiture. 5. Il est important de mettre régulièrement à jour et bien en évidence les graphiques clés (sur les retards de remboursement, ou les résultats et projections des activités, par exemple) pour permettre à l'ensemble du personnel de suivre l'évolution des résultats. Support de cours Systèmes d’information Page 3 Niveau 9 : l’objet est capable de défnir ses objectifs. D’ADÉQUATION DES LIQUIDITÉS du style de ceux proposés notamment par Bartel et coll. Le rapport doit inclure des informations essentielles sur le prêt, telles que des renseignements sur l'emprunteur, les conditions du prêt et le taux d'intérêt. Une institution peut suivre l'évolution du pourcentage des prêts d'un montant inférieur à, disons, 300 dollars, que l'on peut considérer comme ciblant les clients les plus démunis. ? Le TAUX DE PROVISION POUR CRÉANCES DOUTEUSES est égal au rapport entre le montant des provisions pour créances douteuses (compte 1310) et l'encours brut de crédits (compte 1200). Les lecteurs utilisant le système de comptabilité français noteront, en revanche, que de nombreuses différences existent entre les deux systèmes de comptabilité. par une description, du type « compte courant de la Banque nationale » ou « salaires à verser, personnel du siège » ; ? Si elle décide de modifier un système existant ou d'élaborer un système personnalisé, elle doit alors régler les problèmes de conception. Il est donc recommandé d'effectuer l'évaluation en collaboration avec des experts techniques de la société de services et d'ingénierie informatique. S'attend-on à ce que des problèmes de centralisation ou de décentralisation se manifestent ? Ce fichier est accessible gratuitement. La plupart de ces flux sont parfaitement formalisés (existence de procédures bien définies) mais il existe également des flux d’information informelle (climat social, savoir-faire non formalisés…) qui sont par définition très difficiles à recueillir et à exploiter mais qui ont parfois beaucoup d’importance. Le personnel de terrain a besoin d'informations à plusieurs niveaux. En réalité, cette vision simpliste est erronée. Cet indicateur satisfait aux trois critères précédents dans la plupart des cas mais, comme tous les ratios financiers, ne doit pas être considéré indépendamment de tout autre. Permet de traiter l'ensemble du processus de prêt : l'enregistrement de la demande, l'analyse de cette demande, la production intégrée de l'accord de prêt et de l'échéancier de remboursement (pour une large gamme de programmes de remboursements), diverses procédures de calcul des intérêts (simples, composés, sur 365 ou 360 jours, et plusieurs mécanismes d'arrondis), le suivi des arriérés (production automatique d'un rapport journalier) ; et de gérer un système de prêt variable, et un module de base pour les prêts à des groupes. Il compare les charges d'exploitation de l'institution (mensuelles ou annuelles) et l'encours moyen de son portefeuille de crédits pour la même période. Les institutions de microfinance offrant des services décentralisés doivent aussi suivre la productivité de chacune de leurs agences. Il constitue la principale source d'information pour la majeure partie du personnel de l'institution de microfinance et s'avère la composante du système d'information la plus délicate à élaborer. Il peut arriver, qu'une section comportant une erreur ne soit que ra- 1. Les fonds propres représentent la valeur de l'institution. En principe, plus l'institution utilisera et connaîtra son système d'information de gestion, plus elle sera en mesure de résoudre les problèmes, et moins l'appui technique sera cher. Le système d'information de gestion de SHARE fonctionne sur la base d'un rapport hebdomadaire établi par chaque agence, dans lequel le directeur d'agence commente brièvement les principales statistiques de la semaine : nombre de groupes constitués, nombre et montant des prêts décaissés, taux de remboursement, position de trésorerie, prévisions pour la semaine suivante et problèmes apparus pendant la semaine écoulée. Le système de suivi était toutefois trop général pour permettre à l'institution d'assurer le suivi de chaque prêt depuis le siège et les prêts n'étaient reclassés d'une catégorie à une autre qu'après leur échéance. Le logiciel devra pouvoir calculer le calendrier d'amortissement. Enfin, il peut présenter les données à plusieurs niveaux de détail, selon les lecteurs visés. Cette diversité s'explique dans une large mesure par le fait que, lors de leur création, les institutions de microfinance ont, en général, adopté des méthodes faciles à appliquer et rationnelles, et non des méthodes logiques au plan financier et comparables à celles des banques commerciales. 4. Les sociétés qui vendent leurs logiciels dans le monde entier n'auront une équipe technique dans un pays que si le marché y est suffisamment important. ? Le premier problème tient simplement au volume des données à saisir. La majorité des institutions de microfinance ont en effet une vocation partiellement ou totalement sociale et n'ont donc pas pour seul but de maximiser le retour sur investissement. L'élaboration du système de micro-crédit de la FAO a pris près de 10 ans, ce qui a évité aux utilisateurs de se heurter à de graves problèmes opérationnels. La section 3.2.8 décrit des modèles de rapports de tendance et la section 3.2.9 des exemples de recours à des graphiques représentatifs de ces dernières. Les utilisateurs saisissent les récépissés quotidiens, et le logiciel produit un état des transactions journalières, l'état des disponibilités, un livre de caisse et un livre de banque, la balance générale, le grand livre, les produits et les charges, le bilan, les écarts budgétaires, etc. La présence d'un personnel compétent en informatique est une condition nécessaire à la réussite de la mise en place de nouvelles technologies informatiques. Bailleurs de fonds et institutions de microfinance devraient envisager de recourir davantage à ces pratiques. Trois d'entre eux (NOMBRE DE CLIENTS ACTIFS, VALEUR DE L’ENCOURS NET DE CRÉDITS et MONTANT DE L’ENSEMBLE DES COMPTES D’ÉPARGNE) ont trait à l'élargissement de la clientèle. Une fois l’information saisie, il faut en assurer la pérennité, c’est à dire garantir un stockage durable et fiable. Certaines institutions ont en outre recours à un troisième système qui leur sert à collecter des données relatives à l'impact sur la clientèle, bien souvent à la demande des donateurs. ? Le rapport D7 est un compte de résultat retraité. Situation quotidienne (documents d'entrée, opérations des obligations fiscales, des actifs improductifs et de la traitées et trésorerie), correction des erreurs)                                                             ? Si le logiciel est complexe, la liste des options n'en sera que plus longue (voir la section 5.2.1) ; ? Un SI est un environnement bien plus complexe. En effet, il faut le voir comme un ensemble de ressources, à la fois humaines, matérielles et immatérielles dont le rôle est de collecter… Traitement des transactions par chambre de compensation automatisée, ? Cette catégorie regroupe des rapports sur les activités de crédit, tandis que la suivante porte sur la qualité du portefeuille. Les agents de crédit doivent savoir le plus vite possible quels clients ont payé en temps voulu et quels clients sont en retard. Un système trop lent ou trop compliqué à utiliser peut décourager les utilisateurs et diminuer l’efficacité ou la pertinence des décisions. où m est le nombre de mois de la période. Toutefois, d'importantes erreurs sont généralement commises, et les informations sont produites avec un certain retard lorsque les données sont entrées dans le système au siège sur la base des dossiers préparés manuellement. Système d'information complet, satisfaisant tous les besoins d'informations grâce à une série de rapports dont l'intérêt n'est plus à démontrer. Le retraitement du coût bonifié des ressources. Il doit aussi comprendre plusieurs membres du service de système d'information, choisis pour leur capacité d'écoute, qui seront chargés de documenter les interventions du groupe de travail et de coordonner les activités techniques. La direction d'une institution doit s'intéresser à la qualité du portefeuille dès le démarrage des opérations de crédit ; c'est en effet une erreur que de vouloir commencer par développer les activités, pour ne s'inquiéter que par la suite de la qualité du portefeuille. ? Il est toutefois sans doute plus facile de calculer la moyenne lorsqu'on ne dispose que d'un système manuel. La présente annexe traite de deux d'entre eux : l'existence de bonnes communications entre la direction et le personnel qui s'occupe du système, et des attentes réalistes des technologies de l'information. Les non-spécialistes de la programmation informatique jugent les tableurs conviviaux, car ce sont essentiellement des livres de comptes informatisés dont ils peuvent facilement modifier la présentation et refaire les calculs. Un rapport général sur l'ensemble des comptes dont il est responsable ? Il génère à son tour des informations en direction du système de décision qui peut ainsi contrôler les écarts et agir en conséquence. Des systèmes de tenue des dossiers devront être établis au niveau des groupes villageois, mais l'institution n'aura généralement qu'à rassembler le minimum d'informations requis pour les rapports statistiques et non pour les états financiers. La qualité du portefeuille peut changer pratiquement du jour au lendemain. Versements au titre du prêt : versements effectués par le client au titre du prêt date : date à laquelle le versement a lieu, numéro du récépissé : numéro du récépissé fourni lors du versement montant du principal : montant du versement affecté au remboursement du principal montant des intérêts : montant du versement affecté au paiement des intérêts. ? ultérieurement. Une institution opérant à la fois en zone urbaine et en zone rurale peut suivre l'évolution du pourcentage des prêts décaissés dans les zones rurales n'ayant qu'un accès réduit aux services financiers. Bien qu'il faille donner à tous les utilisateurs une vue d'ensemble du fonctionnement du système, la formation dispensée à chaque groupe doit être axée sur les questions les plus pertinentes par rapport à ses fonctions. Afin de protéger les intérêts des parties en cause, les autorités de contrôle suivent de très près l'évolution du MULTI-. Les prêts sont-ils remboursés uniquement en espèces ou peuvent-ils être également réglés en nature ?